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信息管理制度

编辑:办公室 来源: 发布日期:2008年05月10日

一、信息中心工作制度
1.专人负责中心机房服务器的维护、监控、调度工作,确保服务器24小时正常工作,定期检查UPS工作状态。
2.建立数据备份策略,定期检查备份数据,确保数据的安全完整。
3.非机房工作人员未经允许,不得进入中心机房。
4.不得在服务器上擅自使用外来U盘、软盘、光盘等数字设备,如确有需要,先进行安全检查后再使用。
5.机房区域严禁吸烟。
6.严格服务器系统密码管理。
7.定期查看系统日志、检查是否有异常情况。
8.作好网络病毒的防范工作,定期更新病毒库。
9.对服务器的操作须严格按操作规程进行,不得随意关机、重起核心设备。
10.统一管理医院计算机Ip地址,保证网络系统安全性、可靠性。
11.做好中心机房的安全保障工作,定期检查安全设施。
12.严格遵守保密制度,确保医院各种数据安全、不外流。
13.保持机房清洁卫生,定期检查机房温湿度。
14.建立计算机系统技术档案,建立应急预案,保证可靠实施;
 
二、医院信息资源共享制度
为推进医院信息资料共享及区域医疗信息共享,提高信息资源的利用率,特制定本规定。
1.医院信息资源包括医院各种文字,声像,印刷品,电子信息,人力资源信息,医疗器械,人员管理,数据库等以及信息相关的人员,设备,技术和资金等各种资源, 医院信息资源管理的内容核心是数据库建设。
2.医院信息系统建设要统一规划,充分利用国内及国际相关标准,如HL7, DICOM,国家电子病历数据标准等规范,达到标准统一、检索方便、资源共享互用。
4.进行集成平台建设, 实现各信息系统的有效集成, 信息共享架构,数据库标准和信息系统标准接口。
5.推进电子病历建设。以电子病历为中心,建设临床信息系统整合平台。
6.医院建立远程会诊中心,连通各县级医院以及上级医院,实现信息资源的共享应用。
7.区域医疗, 医院信息系统与社区卫生服务信息系统之间能够实现资源共享,建立与社区卫生服务组织、专科医院之间的双向转诊制度。
8.进行个人健康档案建设,推进区域医疗信息共享。建立以个人健康档案为基础,实现区域内各级医院检查和检验结果互认,为全面建设区域卫生信息化奠定基础。
9.引入客户关系管理(CRM),医院的信息系统通过与电话、门户网站、短信平台等的紧密结合,在医疗咨询、意见反馈、门诊预约、结果查询、信息利用等方面为病人提供更优质的服务。
 
三、信息中心专职人员考试培训制度
为了提高信息中心人员的专业技术水平、管理水平和综合素质,
必须重视对信息中心专职人员的培训,力行培训制度化,提倡终身教育,鼓励职工自学,利用业余时间扩充专业知识和提高业务能力。
1.新上岗的职工,必须参加医院人事部门组织的集中培训,学习、了解医院有关政策、文件精神;要学习、掌握医院的各项管理制度、有关规定、岗位职责。
2.医院不定期对专职人员进行岗位专业技术培训考试,连续三次考试不合格者建议待岗。经培训后,在工作中表现突出者将给予奖励并作为提职、晋级的依据。
3.科室有计划在职工内部进行自我培训,本着“互相学习,互相促进,共同提高”的原则,每季进行一次培训。
4.不定期送职工外出参加有针对性的培训。被培训者回来后还需对科室其它职工进行培训。
5.每上一个新项目,都要对职工进行系统的技术培训,使其掌握维护和使用的基本技能。
6.医院与一些专业计算机软硬件企业、高等医院和专家建立长期的合作关系,以获得长期的技术支持和学习机会。
7.为了保证职工队伍的相对稳定,可以在本岗位工作两年以后,在本人表现突出和工作允许的情况下,鼓励报考在职研究生(按照医院有关规定)。
 
四、信息保密管理制度
1. 分类和定义:
(1) 保密信息:遗失、破坏或泄露此类信息是违反法律法规或由于规章制度的,并会造成医院严重损失。
(2) 一般信息:指医院日常活动产生的不需任何特别处理或特殊保护的信息。
2.总则:
(2)该制度适用于医院所有信息的保存和使用,各部门的信息管理制度应与本制度相一致。
(3)本院保密信息主要包括:患者健康信息、绩效改进资料、科研资料、特定的合同、法律证据、职工资格审查信息、职工考评信息和健康信息、特定的财务信息。
3.所有保密信息执行以下保密措施:
(2)所有患者的健康信息按照“患者权利和义务”执行。
(3)所有病历的管理遵守“病历的查阅、借调和复印”。
(4)所有其它保密性信息都应受到保护,防止遗失、损坏或泄漏给未经授权的人员。
(5)下列保密性信息的提供主要限于以下人员:
①绩效改进和同事间评价资料:委员会成员、绩效改进人员、医院律师、政府检查者和认证检查者、医院管理人员、档案室工作人员。
②职工档案:人事处工作人员、医务处工作人员、医院管理人员、档案室工作人员
④医院管理信息:
a 委员会纪要:医院管理人员、委员会成员和秘书、档案室工作人员。
b 财务信息:医院管理人员、财务处工作人员、档案室工作人员。
c 某些合同和其它法律文件:医院管理人员、医院律师、档案室工作人员。
 
五、信息系统安全保护制度
(一)总则
1.为了保护医院信息系统安全,促进医院信息系统的应用和发展,保障医院信息工程建设的顺利进行,特制定本规则。
2.本规则所称的信息系统,是由计算机及其相关配套的设备、设施构成的,按照系统应用目标和规则对医院信息进行采集、加工、存储、传输、检索等处理的人机系统(即现在医院建设和应用中的信息工程)。
3.信息系统的安全保护,是保障计算机及配套的设备、设施的安全,运行环境的安全,保障信息的安全, 保障医院信息管理系统功能的正常发挥,以维护信息系统的安全运行。
4.信息系统的安全保护,重点是维护信息系统中数据信息和网络上一切设备的安全。
5.医院信息系统内全部上网运行计算机的安全保护都适用本规则。
6.信息中心主管全院信息系统的安全保护工作。
7.任何单位或者个人,不得利用上网计算机从事危害医院利益的活动,不得危害信息系统的安全。
(二)安全保护制度
1.信息系统的建设和应用,应遵守医院信息系统管理规则、医院行政法规和其他有关规定。
2.信息系统实行安全等级保护和用户使用权限划分。安全等级和用户使用权限以及用户口令密码的划分、设置由信息中心负责制定和实施。
3.信息中心机房应当符合国家标准和国家规定。
4.在信息系统设施附近基建维修、改造及其他活动,不得危害信息系统的安全。如无法避免而影响信息系统设施安全的作业,须事先通知信息中心,经中心负责人同意并采取保护措施后,方可实施作业。
5.信息系统的使用单位和个人,都必须遵守计算机安全使用规则,以及有关的操作规程和规定制度。
6.对信息系统中发生的问题,有关使用单位负责人应当立即向信息工程技术人员报告。
7.对计算机病毒和危害网络系统安全的其他有害数据信息的防治工作,由信息中心负责处理。
8.对信息系统软件、设备、设施的安装、调试、排除故障等由计算机工程技术人员负责。其他任何单位或个人不得自行拆卸、安装任何软、硬件设施。
9.所有上网计算机绝对禁止进行国际联网或与院外其他公共网络联接。
(三)安全监督
1.信息管理部门对信息系统安全保护工作行使下列监督职权。
2.监督、检查、指导信息系统安全维护工作。
3.查处危害信息系统安全的违章行为。
4.履行信息系统安全工作的其他监督职责。
5.信息工程技术人员发现影响信息安全系统的隐患时,可立即采取各种有效措施予以制止。
6.信息工程技术人员在紧急情况下,可以就涉及信息安全的特定事项采取特殊措施进行防范。
(四)责任
1.违反本规则的规定,有以下行为之一的,由信息工程技术人员以口头形式警告、撤消当事人上网使用资格或者停机:
2.违反信息系统安全保护制度,危害网络系统安全的。
3.接到信息工程技术人员要求改进安全状况的通知后,拒不改进的。
4.不按照规定擅自安装软、硬件设备。
5.私自拆卸更改上网设备。
6.出现问题未立即报告。
7.有危害网络系统安全的其他行为。
8.在工作站进行与网络工作无关而造成危害的。
9.私自拆卸、更改网络设备而造成危害的。
10.向院外人员泄露口令密码而造成后果的。
11.利用终端设备进行与网络工作无关的事,导致病毒侵袭而造成损害的,导致病毒侵袭而造成全网瘫痪,予以严厉的行政处分;
12.在网络系统设备、设施附近作业而危害网络系统安全,影响网络正常运行造成经济损失的,由作业单位赔偿;造成医院财产严重损失的依法追究和承担民事责任。
(五)附则
本规则下列用语含义:
计算机病毒:是指编制或在计算机程序中插入的破坏计算机功能或者毁坏数据、影响计算机使用、并能自我复制的一组计算机指令或者程序代码。
网络设备:指运行在网络上的计算机、打印机、集线器、数字交换机、服务器、不间断电源等。
网络设施:连接计算机的光纤电缆、双绞线、交换机柜等。
本规则解释权由信息管理部门负责人负责。
 
六、计算机网络安全管理制度
为保证医院计算机网络系统的安全,促进医院计算机网络的应用和发展,保证医院网络系统的正常运行和使用,特制订本制度。
1.严格按照计算机操作规程操作;爱护计算机设备,保持清洁,防止接触水、饮料等液体,如有发生,请立即关闭计算机电源。
2.院内计算机仅用于医院业务应用,禁止使用未经批准使用的软件,禁止玩游戏及其它与业务无关的操作。
3.医院部门和用户必须严格执行安全保密制度,不得利用计算机信息系统从事危害国家利益、集体利益和公民合法利益的活动,不得危害计算机信息系统的安全。
4.注意医院信息资料的保密和安全,未经同意禁止院内计算机连接因特网,如果需要,必须经院部批准,批准后由信息中心负责实施。
5.任何部门和个人不得在本院连网计算机上制作、查阅、复制和传播危害国家安全的信息和淫秽、色情资料。
6.除信息中心,其他部门和人员不得以任何方式试图登录网络服务器和网络交换机等设备进行修改、设置、删除等操作,不得破坏网络设施。
7.未经允许,严禁私自拆装计算机设备,禁止修改计算机系统配置,禁止未经允许的计算机及移动存储设备连入医院网络,未经信息中心允许,禁止安装、修改和删除应用程序。
8.连网用户必须使用由信息中心分配的IP地址,严禁修改和私设IP,非授权用户,不得使用本院电脑。
9.院内用户必须使用经授权的用户代码访问医院计算机网络,不得使用他人的用户代码和密码,并定期修改密码,密码长度建议6位以上,可以是数字和字母组合。
10.医院计算机必须安装指定的防毒软件,定期更新病毒库。
11.医院对外发布信息的医院网站内容必须经科主任及院部审批。
12.医院内部局域网络和连接院外公众网的局域网络实行物理隔
离。医院内部局域网络与医保网络间加装路由器,安装防火墙。
13.定期查看服务器系统运行日志,制定日常维护计划。维护人员必须定期检查所管辖的计算机设备使用情况,计算机配置UPS电源。
14.信息中心负责对计算机网络进行监视、记录,及时处理问题。
15.建立数据备份策略,定期检查备份数据,保证备份数据安全可靠。
15.计算机信息系统的建设和应用,应当遵守法律、行政法规和国家其他有关规定,《中华人民共和国算机信息系统安全保护条例》。
 
七、数据备份工作制度
1.数据备份是备份医院信息系统所有的数据,包括HIS、LIS、PACS、电子病历数据库、财务数据库、体检数据库以及其他文档资料、影像资料等。
2.信息中心必须建立规范的数据备份策略,数据管理员严格按照操作规程执行备份业务。
3.建立异地灾备体系和恢复机制,并定期检查。
4.定期对备份数据要进行完整性检查,并作恢复试验,以确保备份数据的
安全可靠。
5.根据数据增长量,定期对数据进行整理。
6.对服务器系统运行进行监控,检查系统日志,检查服务器CPU、内存等资源使用情况。
7.如系统发现异常情况,要马上处理,处理不了要立即汇报,并提出建议。
8.严格遵守保密制度和信息系统管理规范。
9.PACS系统影像数据通过DVD光盘每天刻录保存。
10.建立备份数据档案。
 
八、信息中心机房管理制度
为科学、有效地管理机房,加强医院计算机信息网络安全管理,保证医院信息系统的正常运行,特制定本制度。
1.专人负责中心机房服务器的维护、监控、调度工作,确保
服务器系统24小时正常工作,定期检查UPS工作状态。
2.保持机房清洁卫生,定期检查机房温湿度。
3.非机房工作人员未经允许,不得进入中心机房。
4.严禁易燃易爆和强磁物品及其它与机房工作无关的物品进入机房。
5.定期查看系统日志、检查是否有异常情况。
6.对服务器的维护须严格安操作规程进行,建立技术档案及维护记录。
7.做好中心机房的安全保障工作,定期检查安全设施。
8.网管人员应做好网络安全工作,服务器的各种帐号严格保密。
9.严格遵守保密制度, 对数据实施严格的安全与保密管理,防止系统数据的非法生成、变更、泄露、丢失及破坏。管理人员应在数据库的系统认证、系统授权、系统完整性、补丁和修正程序方面实时修改。
 
九、计算机维修管理制度
1.为保证医院计算机系统的正常运行和使用,维护医院正常的医疗秩序,促进医院计算机的应用和发展,特制订本制度。
2.建立预防性保养维护制度,维修区域负责人定期对其区域内的计算机及外设进行巡查,发现问题及时处理。
3.当计算机及外设发生故障时,使用部门应及时报修。计算机维护人员接到报修电话后应及时处理。若设备处于保修期,应及时与厂家联系进行保修;若维修周期较长,应先用备用机顶替。
4.待修设备必须挂待修标签,注名使用部门、故障原因、维修日期、维修人员等。
5.备用机有专人负责管理,备用机使用必须登记,包括使用部门、借用日期、经办人签字。
6.送外或送厂维修设备有专人负责记录、包括使用部门、送修时间、维修人、厂家或公司。设备返回时,注销送修记录。
7.信息中心建立基本备用设备及零配件库,以保证维修需要。
8.医院计算机用户必须遵守'计算机网络安全管理制度',保证网络和数据安全。
 
十、信息中心信息系统变更及发布管理机制
1.信息系统更新及发布由信息中心统一管理,其它科室或个人无权更新及发布。
2.系统更新前由信息中心先通过发文通知(附说明书),召集相关人员进行培训,相关科室做好更新前准备工具,然后进行系统更新。
3.信息系统实施更新前通过短信及内网平台通知相关科室有关注意事项及所需时间。
4.信息系统更新及发布由专人进行区域统一更新。
5.信息系统更新通过自动更新和手工更新相结合的方式进行。
6.有计划的进行信息系统更新及发布,非紧急情况,安排在中午或晚上业务相对较少时段,保证正常医疗秩序。
7.系统更新前,需进行老系统及相关数据备份的备份工作,如新系统有问题可及时恢复。
8.信息系统进行维护或更新后,安排技术人员进行运行情况跟踪,记录运行情况,并留档。
9.信息系统更新后,及时了解相关应用科室的使用情况,根据反馈情况进行信息系统持续改进。
 
十一、病案室管理工作制度
1.在主管院长、质管科领导下进行工作。
2.负责全院出院病案的回收、整理、装订、归档、检查和保管工作。
3.每天收集各科室的出院病历。少乙出院病历应于病人出院后五日内(包括
死亡)全部回收病案室,对未及时上交的出院病历,向有关科室做好督促工作,病历回收后做好登记、电脑科理等工作,每月向质管科上报各科室未及时上交病
历的统计表。
4.负责病案资料输入电脑,完成病案疾病ICD-10编码及病案资料的索引工作。
5.负责再次入院病人的病案借阅工作,保证病案的供应,办理借阅病案的手续。
6.本院医师借阅病案,要办理借阅手续,阅完按期归还。对借阅的病案,应妥善保管和爱护,不得涂改、转借,拆散和丢失。本院医师不允许查阅与本专业无关的病历。
7.院外和本院非医务人员,不得查阅病案,进修生查阅病案,须经科主任批准,但不得借出病案室。
8.做好院外人员复印病案的接待工作。
9.为医疗教学、科研、临床经验总结等提供有关资料。
10.认真做好病案室的管理工作,保持清洁、整齐、通风、干燥,做好防火、防潮、防霉、防蛀工作。
 
十二、医疗统计室工作制度
1.在主管院长、质管科领导下进行工作。
2.每天收集门诊、急诊、病房、医技等科室的工作日志,进行整理、核对,并分别输入电脑,每日在院内网公布日报表。
3.每月向医技科室收集上月的工作量,分别输入电脑。
4.对病案室输入电脑的出院病历疾病ICD-10编码进行核对。
5.负责编制上级规定的各项统计报表。
6.每月15号前在院内网上公布各种统计月报表。
7.负责门诊、急诊、病房、医技等科室日报、月报、季报、半年报、年报,并进行分析。
8.为院领导、质管科、财务科等有关科室提供统计资料,以便及时考核有关医疗质量指标。
9.坚持统计数字的真实性,如实反映情况,杜绝重报、假报的现象发生。
 
十三、病案室病案保管制度
1.工作人员必需坚守岗位,不得随意脱岗,非病案室人员,未经同意,不得进入库房。
2.住院病案及急诊留观病案由病案室负责保管。
3.病人出院五日内,经各级医师和护士审核、签字、整理完毕,并由科主任签字后,放在规定地点,由病案室人员按时回收归档。
4.有关科研课题病案的原始资料,必须随原病案交病案室保存,任何科室或个人不得从中抽出擅自保存。
5.病案室应对回收病案进行初查,发现问题及时催补。存在医疗、护理记录缺陷的病历,一律在病案室补全,不得借出病案室。
6.检查上架的病案,对插错、漏档、破损的病案及时纠正和修复。
7.病案管理人员对病人的医疗情况要保密,并按安全制度执行。
8.借阅病案按借阅制度执行。对按规定外借的病案,应定期催还、归档,保管好病案信息资料。
9.本院人员因工作调离、外出进修、出差等离院时,必须办妥病案归还手续。
10.所借病历必须妥善保管按期归还,不得私自外借,不得任意涂改、损毁、丢失。否则将追究相关人员的责任。并按医院奖惩制度科理。
11.库房内按照防火、防盗、防潮、防光、防虫鼠等要求,采取适时密闭通风,安装防盗门,配置灭火器、窗帘、温湿度计、去湿机等设施。
12.病案库房应保持清洁卫生,严禁在库房内存放个人物品或堆放杂物。
 
十四、档案工作规范
为加强本院档案管理,进一步提高档案业务建设和规范化管理,有效地保护和利用档案资料,充分发挥档案在医院行政管理和医疗业务工作中的作用,更好地为医院各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《浙江省医院系统档案工作目标管理》规定和“三级甲等医院”要求,特制定本规范。
(一)档案门类及网络管理的确定:
档案工作是本院的一项重要工作,必须将档案工作纳入医院整体发展
规划和议事日程,加强对档案工作的领导、管理,坚持统一领导、分级管理,充分发挥档案管理机构的监督、指导作用,实行档案网络管理,分工明确,各尽其责。确定分管院长、科长、档案室主任、专职档案员、兼职档案员。建立比较稳定的档案工作网络,各部门设兼职档案员,负责本部门业务档案的收集、整理、立卷和移交工作。
档案室负责党群、行政、医疗、护理、教学、科研、基建、设备、会计、专题、特种载体等多种门类、专业档案的收集、指导、监督、接收、整理、分类、保管、鉴定、销毁、统计、保密、编研、检索、调(借)阅、利用等工作,做到收集齐全、归档完整、利用及时、制度健全、管理规范。
医院档案除档案室集中统一管理外,根据规定和工作(专业)性质的需要,下列档案由部门按要求进行管理:
《职工个人人事档案》由人事科管理,确定一名专职人事档案员单独管理人事档案,按有关《人事档案材料收集归档规定》,及时做好收集、鉴别、整理、归档以及保管、转递、保密等工作。
《病案档案》由病案室单独管理,按照省卫生厅有关规定,做好收集、归档、利用等工作。
《医生个人业务技术档案》由科教科管理。
《护士个人业务技术档案》由护理部管理。
(二)归档要求
1.归档的文件材料必须对医院和社会具有当前和长远的参考作用、凭证作用和研究价值。
2.归档的材料必须反映医院各职能部门活动的全过程,保证其完整、准确、系统。
3.归档的材料必须遵循其自然形成规律,保证彼此间的有机联系,照顾不同部门的不同特点。
4.各科室兼职档案员要按文书科理制度做好本部门文件材料的收集工作,根据文件类目分别归卷。
5.全院收发文,由院办兼职档案员负责分类、组卷、归档。
6.两个以上科室共同开展工作时,形成的文件材料统一由主办科室立卷归档。非主办科室应将该项工作所形成的全部文件材料,移交主办科室统一立卷归档,必要时可复制副本备查。
7.临时科室或已撤消的科室所形成的文件材料应于机构撤消前,做好本科室文件材料的整理工作,及时移交院档案室保存,任何人不得带入其它单位或科室。
8.立卷应按照《归档文件整理规则》以年度——-问题(或组织机构)——-保管期限法整理归卷,并结合文件材料保存价值,把具有相同特征、相同保管期限、联系密切的文件材料组合在一起。每份文字材料必须正本在前、定稿在后;正文在前、附件在后;批复在前、请示在后以件归档。
9.凡归档材料一律用钢笔书写,字迹整洁、端正,禁止用圆珠笔和复写纸书写。
10.各业务部门兼职档案员要根据档案管理要求,检查和监督各有关科室工作人员做好文件材料的形成、积累工作,并及时收集、归档。
11.实行归档材料部门立卷制度。各部门兼职档案员应按归档要求、归档范围,向本专业各科室收集所需归档的文件材料,并按立卷要求,将文件材料加以系统整理、组卷、编排张页号,填写卷内目录和备考表,拆去一切针、钉,然后装订成卷(件),档案室人员应指导立卷工作。
12.各科室(部门)要建立和健全文件材料的归档制度。使每项工作活动结束后,都能形成一套完整、准确、系统的材料归档。制订《文件归档范围和不归档范围》,文件材料按归档范围执行。归档的文件材料包括纸质、照片、录像带、实物等各种形式的载体。
13.科研课题实施、基建工程竣工验收、设备开箱等工作,档案人员必须参加,相关科室应会同档案人员对应归档的文件材料加以审查,签署意见,及时收集归档,保持材料的完整、准确、系统。
14.各科室和个人在其从事的职务活动中形成的各种载体的材料,必须按规定向档案室移交,任何科室和个人不得据为已有。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料,档案室采用征集、代管等形成进行收集、管理。
15.各科室归档文件材料组成案卷向档案室移交时,须经档案室验收,移交人填写移交目录,按移交清单逐一查对、清点,如发现有缺页次或未按要求整理,有责任拒收,并提出明确要求,由承办科室补办。移交清单一式二份,交接双方签字,分别保存,移交手续要完备。
(三)归档时间
各部门兼职档案员要认真做好档案材料的收集、整理、立卷、归档工作,并按规定时间向档案室移交档案,并办理移交手续。
1.文书类由院办在次年五月底立卷归档,并在六月份移交档案室。
2.专业类由部门立卷保存一年后向综合档案室移交。
3.基建、设备档案在通过鉴定竣工验收、开箱验收后两个月归档。
4.会计档案由财务部保管两年后于次年10月底归档。
5.科研类在其科研项目完成后,及时归档。
6.声像类在其所反映的活动结束后,及时归档。
(四)档案管理
档案室设立专用的符合档案管理要求的档案库房、档案办公室和阅档室,并配备照相、录音、复印、电子计算机等设备,用于档案管理。
本院档案划分为文书类、会计类、科技类(基建、设备)、业务类(医教、护理、科研、专题)、特种载体类(磁介质、光盘、照片、实物)、专业人员业务类等共六大类。档案室负责对本院所有(不含人事、病历档案)档案进行分类、编号、排列、编制卷内、案卷目录及总目录。负责接收、整理、分类、鉴定、统计、保管本单位形成的全部档案及有关资料,并提供利用。按规定做好定期向档案馆移交档案。
根据档案的利用价值,确定档案保管期限表,进行分级保管。分级保管期限为:短期1-15年,长期15-50年,永久保管为50年以上,会计档案保管期限为5年、15年、25年、永久;文书档案保管期限为10年、30年、永久。
档案室负责制定档案管理制度及协助各部门制定各门类管理制度、确定归档范围、库房管理制度、专(兼)职档案人员职责、档案接收、统计制度、档案保密制度、档案借阅制度、档案鉴定销毁制度、档案利用制度等,编制归档范围、保管期限,加强库房管理,做好“六防”(防火、防尘、防盗、防潮、防虫、防光)工作,严格保密制度,确保档案安全。
档案室对负责保管期限已满的档案,依据《档案鉴定销毁制度》进行
鉴定,对已失去保存价值的档案,在征得有关部门同意并造册报上级主管部门、档案局、院领导批准,办理一切手续后,予以销毁,未经签字和批准,不得销毁任何档案。
档案室负责进行下列统计工作:
1.对档案收进和移出,案卷数量,档案利用情况进行统计。
2.按照有关规定,向市卫生局和市档案局上报工作基本情况统计报表。
3.档案库房的技术管理工作,应有专人负责,建立健全有关规章制度。
4.档案室对所存档案的保管情况定期进行检查,遇有特殊情况,立即向院分管领导报告,及时科理。
(五)档案利用
档案室负责编制档案参考资料、检索工具、专题汇编、《组织沿革》等材料,协助院办做好本单位《大事记》。积极开展档案信息资源开发,热情提供利用,为医院各项工作服务。加强档案利用、借阅管理,严格遵守《档案利用(借阅)制度》,按规定办理利用(借阅)手续。
1.查阅本院档案,须向档案员办理登记手续后,方可查阅;查阅秘密未开放的档案,需院领导同意,方可查阅。
2.外单位查阅一般性档案,均须持单位介绍信,并经院领导或信息科领导同意,方可查阅。
3.本院各种会议记录不得出借,不得复制。与会人员查阅需经党政主要负责人同意。其他人员因工作需要,可由信息科领导代查,并转告有关内容。属非决定性、公开性的不得查询。
4.上级来文,一般按阅读范围查阅,凡超出阅读范围而确需查阅的,根据文件内容,经信息科领导同意,方可查阅。
5.查阅档案原则上一律在阅档室进行,如工作需要,需经上级领导同意,办理借阅手续后,方可出借。借阅时间长了,应办续借手续。
6.查阅档案应自觉遵守保密制度,摘抄、复制需经档案室同意,不得在卷宗上涂改、批注、增删、抽页、剪载和污损,不得翻阅与所查内容无关的材料,利用者要求复制档案,复印后的复印件需经档案员审阅,严防泄漏。
 
十五、图书室工作制度
1.做好对医学图书期刊的收集、整理、保存、利用医学文献信息资源和传播医学信息,为医院临床医疗、教学、科研和管理服务。
2.医学图书的采购,以《科技新书目》及出版社的新书目为主要依据来预订新书,经院领导审批后再采购,每期都作详细记录。
3.负责对每年中、外文医学杂志的征订工作。
4.医院信息网络的建立与完善,图书馆充分利用自身的优势,建立特色数据库,开发网络信息服务。
5.新书入库按《中图法》分类、排架,上图书馆管理软件,采用标准著录计算机编目、贴条形码、贴书标、上架供读者借阅。
6.做好对上一年度中、外文医学期刊的装订工作。
7.工具书和当年新杂志原则上不外借,在馆内阅读。如有特殊情况,必须经图书管理员同意方可外借,期限为一周。
8.做好对新书的宣传报道工作、开展读者参考咨询和计算机检索服务。
9.根据临床、教学、科研和管理的需要,有计划、有重点地收集国内外医学相关学科的文献,开展多层次、多种方式的读者服务工作。
10.严格执行图书管理制度,坚守岗位,按时开馆,认真办理书刊借阅手续。
11.本院职工凭借书证借阅书刊,实习生、进修生如要借阅,需交纳二百元押金,待离院还清书刊时,归还押金。
12.为确保图书馆安全,严禁在馆内吸烟、严禁携带易燃、易爆品入馆。
 
十六、图书室阅览室管理制度
1..负责报刊的流通、管理工作:办理现刊、过刊、报刊借阅及催还工作。
2.负责期刊的采购、征订、分类工作。
3.负责期刊、报纸,验收、登记、盖章及报刊上架、排架和整架工作。
4.负责中、外文期刊数据库的建库和完善工作。
5.负责期刊、报纸装订工作。
6.负责期刊在阅读过程中,有损坏的及时修补,保证正常流通。
7.当年新杂志不外借,在馆内阅读。如有特殊情况,必须经图书管理员同意方可外借,期限为一周。
8.负责期刊的统计工作。
9.保持室内安静、整洁,不乱扔碎纸和随地吐痰,严禁吸烟,为读者提供良好的阅读环境。
10.读者必须爱护书刊、资料和设备,不得涂写、污损;严禁撕毁、剪、挖等不良行为,如有污损除批评教育外,应予以赔偿。
11.书刊、报纸阅后请放回原科。
 
十七、图书室借阅、赔偿制度
图书借阅除严格执行卫生部颁发的医学图书管理制度外,根据本院情况对借阅、赔偿的问题具体规定如下:
1.读者借阅图书、期刊各累计限借10册,借书时间为半年,可续借2次,请按时归还,超期罚款每日0.1元。
2.凡借出书刊如发现遗失损坏,读者必须购买相同版本赔偿。
3.请读者妥善保管好所借书刊,如有撕页、涂写和损坏,视情况按原书价赔偿,也
可自购原书赔偿。如有遗失图书现金赔偿:中文书籍按原价2倍赔偿,外文书籍按原价3倍赔偿,贵重书、绝版书按原书价4倍赔偿。
4.成套图书,丢失其中-本,按全套书价赔款(其余各书归本馆所有)。
5.遗失期刊单行本,按该刊全年定价赔款(其余各单行本归本馆所有)。
6.遗失合订本,按全年定价2倍赔偿。
7.为了保护书刊资料不受损失,对有意破坏图书、盗窃书刊或谎报遗失不还者,必须追回原书。给予批评科分。并视情节,按原书价5倍罚款。
8.本馆图书供本院职工及进修、实习人员借用,根据馆际互借、资源共享的原则,外单位前来查看要持原单位介绍信,经质管科批准,只能在馆内阅读,不能带出馆外。
 
十八、图书室流通书库管理制度
1.负责做好图书的典藏:新编的图书、期刊由书库管理员接收入库,包括书刊的清点、上架、保管等工作。
2.负责图书馆流通书刊借阅工作:负责办理读者的借还、查询、超期催还等工作,检查还回图书有无缺页、污损等,如有破损图书、期刊应及时修补,保证正常流通。
3.负责书库的管理与调整、保管、清点、剔除及注销工作。
4.开展图书文献咨询服务和宣传推荐新书,帮助读者查找书刊,指导读者使用计算机检索图书资料。
5.工具书不外借,在馆内阅读。如有特殊情况,必须经图书管理员同意方可外借,期限为一周。
6.管理员要每周定期检查书库,以防图书期刊乱架,必须保证图书期刊排架正确,整齐、清洁卫生。
7.读者还回的图书、期刊应仔细检查后上架归位。
8.负责图书流通、阅览统计工作。
9.负责书库安全、卫生工作,做好书库防火、防蛀、防潮、防霉和防盗工作。
10.书库内严禁吸烟,严禁放置或携带易燃、易爆物品,人离库时,随手关好门窗,切断电源。
11.图书馆实行开架借阅,读者必须爱护书刊。
 
十九、职工健康保健制度
1.执行市卫生局保健办的规定,每年上报院部安排一次职工健康体检工作,提供安排体检时间、职工健康体检项目、体检流程等建议,做好体检资料准备、临床体检安排、体检报告的返回等。
2.针对体检结果,做好职工的健康管理
3.职工体检档案的保存和管理,由专人负责保管。
4.严格执行保密原则,不得随意外漏健康档案及原始数据等。
5.健康体检档案资料应易于存取、安全保密和定期整理。
地址:浙江省龙泉市东茶路699号,联系电话:0578-7220005
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